Excellente klantenservice

Voor elke onderneming is het van belang om de klanten goed te woord te staan. Dit is namelijk een van de aspecten die de klant altijd bijblijft, de zogenaamde tone of voice. Maar het te woord staan van de klanten via de telefoon gaat vaak juist fout. Soms wordt er gewoonweg niet opgenomen en soms wordt de klant niet beloofd te woord gestaan. Het aannemen van een receptionist of een externe inbound callcenter zou hierbij de oplossing kunnen zijn. Hieronder worden ze toegelicht.

Receptionist
Een receptionist is iemand die bezoekers ontvangt. Zowel aan de balie als aan de telefoon. Wanneer je iemand in dienst neemt als receptionist heb je dus iemand in dienst die zich voornamelijk richt op het verder helpen van bellende klanten. Het is hierbij van belang dat die representatief is voor je bedrijf. Een receptionist is vooral handig voor bedrijven waarbij er veel contact is met klanten.

Inbound callcenter
Een onderneming kan er ook voor kiezen om een telefoondienst aan de klanten aan te bieden door dit uit te besteden. Dit is vooral voor de iets kleinere ondernemingen handing. Vaak is er dan geen kapitaal om iemand speciaal in dienst te nemen voor het beantwoorden van de telefoontjes. Door middel van een inbound callcenter neemt een vast persoon op stand de telefoon op wanneer jij dat als onderneming niet kan. Eerst wordt er met de telefoniste een briefing gedaan. Op deze manier kan de telefoniste worden ingelicht over de onderneming en bedrijfscultuur. Daarnaast wordt er een verslag gemaakt van elke gesprek waardoor je inzicht hebt in alle gesprekken en de beller makkelijk kan terugbellen.

Voor het verwerken van inkomende telefoontjes zijn er verschillende opties. Vaak is het aannemen van een receptioniste de oplossing voor grotere bedrijven. Voor kleinere bedrijven kan een inbound callcenter vaak oplossing bieden waardoor de werknemers zich beter kunnen focussen op hun kernactiviteiten.